Privacyverklaring

1. Algemeen

Lokaal bestuur Schilde vindt de bescherming van je privacy belangrijk. Daarom willen wij je via deze weg informeren over hoe het bestuur omgaat met de persoonsgegevens die het via verschillende kanalen krijgt.

Persoonsgegevens kunnen worden omschreven als gegevens die direct of indirect kunnen worden herleid naar een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijke persoon. Onder persoonsgegevens wordt bedoeld: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, mailadres, enz.

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals het verzamelen, bewaren, wijzigen, opvragen, raadplegen, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden, samenbrengen of vernietigen van gegevens.

Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het bestuur de geldende wetsbepalingen in België en de Europese unie respecteren. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR), de privacywetgeving, de wet ter bescherming van de privacy, persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, de telecommunicatiewet, en overige privacyregelgeving.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle bestuursorganen van lokaal bestuur Schilde en is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door deze bestuursorganen.

3. Verwerkingen van persoonsgegevens

Bij de verwerking van je persoonsgegevens wordt er rekening gehouden met de volgende punten:

• Als wij persoonsgegevens verwerken, vermelden wij duidelijk voor welke doeleinden deze gegevens gebruikt worden via deze privacyverklaring.
• Bij het verzamelen van persoonsgegevens beperken wij ons tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Wij vragen eerst uitdrukkelijk je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin je toestemming is vereist.
• Je persoonsgegevens komen alleen terecht bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.
• Wij geven gegevens niet door aan derde partijen, tenzij dat nodig zou blijken om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Als wij je persoonsgegevens delen, maken wij afspraken met derde partijen om er onder andere voor te zorgen dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt.
• Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen en eisen dat ook van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken.
• Wij respecteren de rechten die jou toegekend zijn (zie 8. Welke rechten heb je?).
• Alle verwerkingen van persoonsgegevens worden opgenomen in ons verwerkingsregister met vermelding van soort persoonsgegevens, doel, rechtsgrond, ontvangers, bewaartermijn en beveiligingsmaatregelen.

3.1 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als wij je gegevens verwerken, dan gaat dit onder andere over onderstaande gegevens:

• Identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek, …)
• Eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld
• Financiële gegevens
• Gegevens uit het Bevolkings- en Rijksregister
• Eigenaarsgegevens uit het kadaster
• OCMW: gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
• Gemeentelijke scholen: gegevens over leerlingen en hun ouders
• Bibliotheek: identificatie-, contact- en bezoekgegevens, lenershistoriek

3.2 Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens?

Lokaal bestuur Schilde is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van Schilde zomaar toegang heeft tot alles. Uw persoonsgegevens komen alleen bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Soms doen we beroep op externe partners (als ‘verwerker’) voor de verwerking van persoonsgegevens. Ze handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van Schilde. Met alle verwerkers maken we strikte afspraken om te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.

In sommige gevallen is Schilde niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. En we wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt. Zo kunnen we jou nog beter van dienst zijn.

We sturen je persoonsgegevens nooit zomaar door aan anderen. We doen dat alleen als je ons op voorhand daar toestemming voor verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

4. Doeleinden van verwerkingen

Lokaal bestuur Schilde verwerkt je persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen als daarvoor een doel is vastgesteld met een duidelijke juridische basis, ook wel ‘rechtsgrond’ genoemd. Het bestuur kan je persoonsgegevens verwerken op basis van de rechtsgronden opgenomen in artikel 6.1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, namelijk:

1. Toestemming van de betrokkene
   Als deze verwerkingsgrond van toepassing is, heb je te allen tijde het recht om je toestemming terug in te trekken
2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of contract
3. Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichtingen waaraan het lokale bestuur onderworpen is
4. Noodzakelijk voor de bescherming van vitale belangen, het gaat met andere woorden over levensbedreigende noodsituaties of rampen
5. Noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang, dat wil zeggen het past in de algemene, dienstverlenende taken van het lokale bestuur aan de burger
6. Noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang

Overzicht van de doeleinden van de verwerkingen en de bijhorende rechtsgrond(en):

5. Delen van persoonsgegevens

Lokaal bestuur Schilde kan in sommige gevallen de persoonsgegevens delen met een derde partij. Dat zal enkel gebeuren als dat nodig zou blijken om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Als we je persoonsgegevens delen maken we afspraken met deze derde partij om er onder andere voor te zorgen dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Je persoonsgegevens worden in geen geval gebruikt voor commerciële doeleinden.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, worden niet langer bijgehouden dan nodig voor het beoogde doel. Als de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden ze verwijderd. Hoelang die periode juist duurt, verschilt op basis van de context van de verleende diensten en onze wettelijke verplichtingen. De volgende factoren hebben doorgaans een invloed op de bewaarperiodes:

• Hoe lang zijn de persoonlijke gegevens noodzakelijk om onze diensten te verlenen?
• Zijn de persoonlijke gegevens gevoelig?
• Heb je toestemming gegeven voor een langere bewaarperiode?
• Zijn wij onderworpen aan een wettelijke, contractuele of gelijkaardige verplichting om je persoonlijke gegevens te bewaren?
• Is de bewaring van persoonsgegevens noodzakelijk voor archiefdoeleinden?

7. Beveiligen van persoonsgegevens

Lokaal bestuur Schilde verbindt zich ertoe de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te behouden en neemt passende, technische en organisatorische maatregelen om het risico op verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijzigingen te minimaliseren. Een vertrouwelijke en integere behandeling van je data door onze medewerkers staat bij ons hoog in het vaandel.

8. Welke rechten heb jij?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) kent jou een aantal rechten toe als het gaat over de verwerking van je persoonsgegevens. Hierbij een opsomming van je rechten:

• Je hebt het recht het lokale bestuur te vragen welke persoonsgegevens ze van jou verwerken. Je kan een kopie vragen of inzage krijgen in je eigen persoonlijke gegevens. Daarvoor vragen we wel een bewijs van je identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.
• Je kunt vragen deze persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren of te verwijderen. Dat gaat uiteraard niet om een absoluut recht. Het verzoek zal afgewogen worden tegenover andere rechten of wettelijke verplichten.
• Je kunt vragen om verdere verwerkingen van je persoonsgegevens stop te zetten of op te schorten (uitgezonderd de verwerking voor gerechtvaardigde en wettelijke doeleinden).
• Je hebt het recht op ‘data portabiliteit’: het verkrijgen en overdragen van de door jou verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en digitaal leesbare vorm.
• Daarnaast heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudend autoriteit als je van mening bent dat het lokale bestuur de geldende Belgische en Europese privacywetgeving niet naleeft. Uiteraard kan je ook steeds terecht bij ons als je bepaalde klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens (zie 9. Contactgegevens).
• Wij zullen alle redelijke inspanningen leveren om je verzoek in te willigen op voorwaarde dat het in overeenstemming is met de toepasselijke wetten en voorschriften.

Voor de uitoefening van bovenstaande rechten kan je contact opnemen met privacy@schilde.be. We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord. Concreet is dit uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek ontvangen hebben. Er zijn geen kosten verbonden aan het gebruiken van je rechten, tenzij je vraag buitensporig is of je vaak dezelfde vraag stelt, in dat geval kan gemeente Schilde toch een vergoeding vragen of je verzoek weigeren.

9. Contactgegevens

Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van je gegevens of over de uitoefening van je rechten kun je je wenden tot de functionaris voor gegevensbescherming, kortweg de DPO (Data Protection Officer).

• Stuur een mail met je verzoek naar: privacy@schilde.be
• Doe een melding via www.schilde.be/melding- rubriek ‘privacy en gegevensbescherming'
• Stuur een brief met je verzoek naar:

Lokaal bestuur Schilde
t.a.v. Functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Brasschaatsebaan 30
2970 Schilde

Je kunt je ook wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@adp-gba.be

10. Wijzigingen van de huidige privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan wijzigingen ondergaan. De bijgewerkte versie zal op onze website geplaatst worden. Via de versienaam en datum kan je meteen zien of de tekst vernieuwd werd. We raden je aan om onze privacyverklaring regelmatig door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop we omgaan met je persoonsgegevens.

Versie 3.0 – juni 2024